Você já imaginou perder clientes porque não consegue encaixá-los na sua rotina? Além disso, ter seus dias tomados pela correria, pelas cobranças internas e externas e ainda sentir que não consegue ser produtiva o suficiente… sem ao menos ganhar o quanto gostaria no final do mês.
Esse cenário é comum na vida de muitas pessoas que trabalham sozinhas, e era também o caso de Giandra Santos, designer gráfica e empreendedora, quando ela procurou a Mentoria de Marketing. Através de um processo focado em promover clareza e bem-estar para a empreendedora foi possível reorganizar toda a rotina, mudar a forma de precificação e ajudar Giandra a ganhar mais, trabalhando menos. Neste artigo você vai conhecer a metodologia que possibilitou esses resultados.
O que você vai encontrar aqui:
- Conseguir clientes nunca foi problema para esta designer
- Por que Giandra Santos procurou a Mentoria?
- 4 etapas: o método utilizado para dar um boost na produtividade e na saúde mental
- Uma mentoria serve para resolver um problema emocional?
- Antes e depois: conheça os impactos da mentoria
- Bônus: mentoria que terminou em parceria
- Agende uma conversa e inicie a sua transformação
Conseguir clientes nunca foi problema para esta designer
Giandra Santos começou a prestar serviços como freelancer de design gráfico e estratégia há mais de dez anos, quando ainda trabalhava em regime CLT em outra empresa. Em 2020, quando foi desligada, decidiu: não iria mais procurar outro emprego fixo, iria apostar no seu próprio trabalho. Foi assim que surgiu o Estúdio Logoversa, focado na criação e aplicação de marcas.
Na época, ela fez uma mentoria para estruturar os serviços e a parte financeira. Mas logo percebeu que precisaria também de ajuda para organizar o fluxo de trabalho, pois a sua organização não estava funcionando.
“Conseguir clientes nunca foi um problema. Como trabalhei em uma gráfica, eles ainda mandavam serviços e também sempre consegui clientes por indicação”. – Giandra Santos
O fato de a empresa já ser operacional, aliás, trouxe um facilitador para o processo de mentoria: Giandra conseguia aplicar as mudanças sugeridas imediatamente, analisando se faziam sentido para a sua realidade e se iriam se manter com o tempo.
Mas por que a Designer procurou a Mentoria?
Porque, mesmo com alguns setores da empresa dominados, ainda faltava um fluxo de trabalho organizado. Giandra sentia-se muito ansiosa e não conseguia dar conta de toda demanda de trabalho – vivia com uma sensação constante de que não era produtiva.
“Procurei a Rafa porque me sentia confusa, desorganizada. Eu pensava que não conseguiria organizar meu trabalho para pegar projetos de marcas, incluir redes sociais e trabalhar de forma organizada”. – Giandra Santos
Associada a esse cenário, queria também entender quanto tempo estava realmente dedicando a cada parte do seu trabalho. Seu objetivo era trabalhar com mais tranquilidade, com menos cobrança, encontrando uma rotina que funcionasse para ela e, com isso, encaminhar seu trabalho para ter estabilidade financeira.
Rafa conta que a forma como Giandra se organizava até então dava a impressão de precisar dedicar mais horas do que precisava, ganhando pouco. “Não sobrava o tempo que deveria sobrar. Essa era a principal dor” – Rafaela Sanzi, mentora da Giandra.
E como os rendimentos também não estavam atingindo os seus objetivos, a Mentoria trabalhou também a precificação para ela poder cobrar mais e, ao fechar os projetos, conseguir compor uma remuneração mais adequada para ela.
Nenhuma dessas mudanças, no entanto, foi um problema. “Giandra era uma cliente muito aberta a ouvir, aprender ferramentas novas e olhar as coisas por uma perspectiva diferente. Ela estava pronta para mudar”, explica Rafa.
A expertise da Mentora: será que você sabe do que precisa?
Giandra chegou com uma necessidade clara: se organizar e ter mais saúde mental. Mas a inteligência estratégica da Rafa inclui perceber que o que está na superfície nem sempre é o problema principal. Nesse caso, ela identificou a necessidade de rever os preços e as demandas de trabalho para conseguir, através de organização, alcançar a “paz” que Giandra estava buscando ao atuar com o Estúdio. É por isso que um olhar estratégico e experiente pode fazer toda a diferença na conquista dos objetivos pessoais e profissionais!
A Transformação em 4 Etapas: Mais produtividade e Mais saúde mental
Etapa 01: objetivos
Ao contrário de outras mentorias que têm objetivos mais concretos como, por exemplo, organizar o plano de comunicação da empresa, a mentoria de Giandra estava relacionada ao seu bem-estar emocional: a organização, a produtividade e o bem-estar no trabalho. Primeiro, então, Rafa e Giandra delimitaram o objetivo.
Etapa 02: imersão
Em seguida, foi realizada uma imersão no negócio para compreender o faturamento mensal, número de clientes e horas trabalhadas, além dos métodos de organização, volume de trabalho e desafios no atendimento aos clientes. Nesse período, realizou-se também o encaixe dos serviços em uma matriz de ganho versus esforço, para entender a relação entre esforço x preço e quais serviços rendem mais, exigindo menos de Giandra.
Etapa 03: diagnóstico
A terceira etapa foi o diagnóstico do negócio, que ampliou o número de objetivos: o que estava mais ligado à organização se ampliou para abarcar o detalhamento e organização do mix de serviços, um sistema de controle de tarefas e da jornada de trabalho, o ajuste de escopo de trabalho e preços e o acompanhamento do ganho de saúde mental conforme esses objetivos fossem alcançados.
A partir disso, foram listados ainda os pontos críticos: situações, em diversas áreas do negócio, que precisavam ser superadas para que se pudesse alcançar os objetivos. Aqui estavam incluídos itens como a dificuldade e demora para fazer orçamentos, sensação de atraso constante e de precisar se desculpar com o cliente por não cumprir os prazos, além de dias improdutivos e preços baixos.
Etapa 04: plano de ação
Só então foi possível partir para o plano de ação, estruturado a partir da ferramenta de gestão 5W2H. Ela se baseia em 7 perguntas:
A partir disso, 5 ações foram definidas:
- a criação de um diário do trabalho,
- a elaboração do portfólio,
- um controle de jornada de trabalho,
- o manual de serviços,
- a implementação de um sistema de gestão de tarefas e
- a revisão dos preços dos serviços.
Ação 1: Diário do Trabalho
O Diário do Trabalho foi uma das tarefas iniciais porque o seu objetivo era entender como estava a produtividade e também o emocional de Giandra, com as atitudes e pensamentos que permeavam seus dias.
“Diariamente, no final do turno do trabalho, ela dedicava 15 minutos a anotar as sensações e acontecimentos daquele dia. Assim podíamos entender quais eram os momentos em que não se sentia produtiva ou se sentia mal ao lidar com certas questões, como cobrar clientes ou fazer negociações”. – Rafaela Sanzi, mentora de marketing.
Ação 2: Atualizar o Portfólio
Depois, iniciou-se a organização do Portfólio tanto para disponibilização online quanto organizado em forma de proposta comercial a ser enviado para clientes em prospecção. Este tópico seguiu em desenvolvimento no decorrer da mentoria. Enquanto trabalhávamos em tarefas que podíamos fazer juntas, a designer atualizava o seu portfólio nos portais Behance e outros.
Ação 3: Controle de horas e tarefas
Para aumentar a informação e a consciência sobre o seu nível de produtividade, a Rafa recomendou o uso de aplicativos de organização que usamos aqui na agência. A ferramenta de registro de horas Clockify e a plataforma de gestão de tarefas Asana foram introduzidas para organizar a produção. Giandra começou a realizar o controle da jornada de trabalho, registrando as horas que investia em cada atividade.
Rafa afirma que “o objetivo era entender se ela realmente estava trabalhando muito ou se isso era apenas uma sensação. Também foi possível, através disso, entender seu método de trabalho e quantas horas dedicava para cada serviço – essa informação foi fundamental para repensarmos os preços”.
Ação 4: Manual de Serviços
A partir dessa compreensão inicial foi possível criar um Manual de Serviços, com a descrição do que cada serviço empreende, suas entregas e quanto tempo cada processo exige. “Com isso, ela poderia a partir de então se organizar e prestar cada serviço de uma forma um pouco mais padronizada, sem se perder realizando atividades extras que não estavam planejadas” – explica a mentora.
O Manual também passou a servir como uma base para fazer orçamentos e negociar valores com os clientes, estabelecendo limites para os serviços. A partir de então, uma das dores desapareceria: a dificuldade de fazer propostas por não saber o que incluir em cada serviço ou como precificar. “Mesmo dentro de um serviço como as redes sociais, por exemplo, sempre existem diferenças e adaptações a serem feitas para cada cliente. Mas, partindo da base detalhada no Manual, fica muito mais fácil personalizar”, comemora Giandra.
Gestão de tarefas insuficiente
Até a mentoria, Giandra Santos tinha um sistema próprio – e insuficiente – de gerir as tarefas: organizava uma parte do trabalho no Trello e usava como agenda diária os post-its. Assim, não tinha uma previsão do mês inteiro. “Ela acabava com meses incompletos de publicação, não sabia os prazos e ficava impossível organizar o trabalho. Como não conseguia cumprir o que havia prometido, acabava ‘tapando o buraco’ com serviços auxiliares que não estavam previstos, como a criação de stories e interações com os seguidores dos clientes nas redes sociais. Isso tudo tomava muito tempo”.
Como parte do Plano de Ação, ela precisou cadastrar no Asana os projetos, clientes e tarefas de 30 dias – o que lhe permite ter uma visão de todo o processo, não só do que ela precisa produzir, e ajuda-a a organizar os prazos e prever entregas, melhorando inclusive a comunicação com o cliente. Isso é complementado com uma programação semanal de tarefas usando Google Docs ou o Google Agenda.
Ação 5: Precificação
Com todas essas informações em mãos, foi possível rever os preços dos serviços. No Manual, Giandra adicionou as horas previstas para cada atividade dentro de cada serviço, para calcular o valor/hora da profissional. “Fizemos um cálculo que deixava os serviços equivalentes, sem uma discrepância muito grande entre eles – excetuando-se, claro, a complexidade de cada um. Para isso, consideramos também o valor de mercado, o quanto o serviço é valorizado pelo cliente. O branding, por exemplo, é visto como algo de maior valor do que o serviço de redes sociais. Então, fizemos ajustes para tornar o estúdio competitivo e alcançar a remuneração desejada pela Giandra”, detalha Rafa.
Ação 6: Ganhar mais Dinheiro – Projeção de rendimentos
A última etapa do Plano de Ação foi realizar uma projeção de rendimentos possíveis para a Giandra. Essa projeção estava dentro dos serviços oferecidos e considerava a porcentagem ocupada por cada um deles na sua rotina e nos seus ganhos mensais. “Organizamos o branding e as redes sociais como carros-chefe e previmos cenários, vendendo mais um ou outro”. Dessa forma, foi possível compreender qual era a quantidade de demanda que ela consegue atender sem abrir mão da vida pessoal e da saúde mental. Afinal, equilibrar a ambos era seu principal objetivo.
A planilha que ajuda a tornar todo o processo mais tranquilo
O processo foi todo guiado através da ferramenta-base da mentoria. Ela é utilizada para organizar todos os acompanhamentos realizados, independentemente dos objetivos e de como o trabalho será estruturado. “Nesse plano de mentoria o mentorando consegue acompanhar tudo que será feito, do início ao final, incluindo todas as atividades que ele precisa entregar. Isso ajuda a dar clareza sobre a mentoria e exclui o fator ansiedade que pode aparecer em acompanhamentos como esse”, explica a Mentora.
Sempre no primeiro encontro, o plano já é pré-definido. Ou seja, a metodologia de trabalho da mentoria da Rafa é positiva porque as mentorandas conseguem ter uma visão global de todo o processo. Assim, ficam menos ansiosas a respeito do que vai acontecer nos próximos encontros. “Elas não ficam no escuro, sabem qual é o percurso que estão fazendo: onde estão, e onde vão chegar. Ao invés de se apegarem no número de encontros, se apegam no plano”.
A mentoria serve para resolver um problema emocional?
Num primeiro momento, o problema parecia muito mais de ordem psicológica do que organizacional – algo que foge completamente do escopo da Mentoria. Através do exercício do Diário, no entanto, Rafa conseguiu enxergar o caminho. Precisaria oferecer a ela as ferramentas e ajudá-la a sair do foco emocional e olhar para os fatos. “Pensamos nas informações, na organização e no planejamento. Instituindo essas mudanças no seu ambiente, ela automaticamente acabou saindo desse lugar em que se encontrava e que lhe trazia sensações ruins”, confidencia.
Sua percepção foi de que a mentoranda estava em meio a uma névoa, sem conseguir enxergar as coisas com clareza e sem entender os porquês da sua situação. Isso mudou com as atividades propostas e as ferramentas utilizadas para modificar as questões de trabalho que lhe traziam desconforto. Tudo isso, é bem importante frisar, aconteceu ao mesmo tempo em que Giandra buscava acompanhamento psicológico, de forma complementar. “A mentoria resolve essa parte, transformando o ambiente de trabalho da Giandra. Mas as questões de ordem psicológica fogem a uma mentoria de marketing, por isso foi tão importante ela ter feito – e continuar, ainda hoje, fazendo – acompanhamento com uma psicóloga”.
“Ela teve muita maturidade para se inspirar, adaptar e entender o que dava certo no Estúdio dela. Não encarou o processo como se fosse simplesmente um curso – porque mentoria não é um curso!” – Rafaela Sanzi
Antes e depois: os impactos da mentoria
Até a Mentoria, Giandra estava muito flexível, navegando em torno das necessidades dos outros, ao invés das próprias. E se sentia mal em relação a isso. Também sentia dificuldade para entregar as peças combinadas em projetos de redes sociais, por exemplo. Compensava isso fazendo outros serviços, fora do seu escopo, gastando ainda mais tempo do que deveria com cada cliente.
Giandra conseguiu mais três clientes desde a mentoria – mas conseguiu encaixá-los tranquilamente na rotina sem, para isso, precisar aumentar o número de horas trabalhadas! Ela tem mais tempo disponível, um fluxo de trabalho totalmente organizado e, o mais importante: sente-se bem com o próprio trabalho. Alcançou a qualidade de vida que buscava.
“Senti muita diferença na rotina. Fico tranquila se não consigo fazer tudo em um dia, porque entendo melhor os prazos. Compreendi que faço meus horários. Consigo passar os prazos reais aos clientes e evito cobranças desnecessárias. Melhorou muito. Uns 80%.” – Giandra Santos
Desde janeiro, quando a mentoria terminou, tudo está mais organizado e isso ajuda-a a finalizar cada atividade mais rapidamente. Paralelamente, também entendeu que não deve se forçar a ser produtiva a qualquer custo; sabe qual é, compreende e aceita o seu próprio tempo de fazer as coisas. “Também tinha pouca noção. Demoro uma hora, uma hora e meia para fazer um carrossel… mas até registrar isso, tinha a impressão de que demorava muito mais. Foi bom compreender que preciso desse tempo. Consigo prever e a pressão interna e externa se tornam menores”.
Compreender o tempo de cada atividade ajudou-a a ficar mais tranquila, cobrar valores justos e se organizar mais facilmente com as tarefas. Também cita como melhorias o fato de conseguir prever os prazos e comunicá-los aos clientes. Além disso, passou a fazer orçamentos com muito mais rapidez por ter uma base definida para cada serviço. Agora, quando aparece um cliente novo, consegue passar as diretrizes de trabalho com muita segurança.
“A quem não começou ainda esse processo, eu digo: faça, dedique esse tempo a organizar as coisas, porque realmente melhora o trabalho depois. É complicado começar, é difícil descrever os próprios serviços. Mas, depois, facilita MUITO na hora de atender os clientes.” – Giandra Santos
Bônus: mentoria que terminou em parceria
Como Rafa e Giandra trabalham em áreas semelhantes, uma no design gráfico e a outra com estratégia de marketing, essa mentoria rendeu frutos muito positivos. Rafa chamou-a para atuar em um projeto de criação de marca junto com a Mentora de Marketing! “Foi muito positivo. Vai além da relação cliente-mentora, e isso é muito interessante. Podemos fazer parcerias e ampliar a rede. Não foi só uma venda, foi uma relação de se conhecer e se interessar pelo trabalho do outro”.
Rafa explica que isso também desestigmatiza a necessidade de ajuda. Ou seja, é possível, sim, precisar de ajuda em algumas questões, mas ainda assim ser uma profissional muito competente e criativa. “Não é porque ela estava precisando de ajuda, não sabia administrar algumas coisas, que não seria contratada. E não é porque você procura ajuda que o seu valor é menor, ou você não é competente o suficiente. Como mentora, não vejo dessa forma. Vejo como uma oportunidade de estabelecer uma relação de parceria de negócio. Foi muito positivo para nós como empresa, para ela como mentoranda e para mim, como mentora. Giandra segue sendo nossa parceira”.
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